E-Mail-Archivierung

Die E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten
und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht
noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen
Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren
und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.

 

Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen

Jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden (§147 AO, § 257 HGB). Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge.

Diese Anforderungen können in der Praxis nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung zuverlässig erfüllt werden. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Die E-Mail als Beweis nutzen

Im Rahmen von gerichtlichen Auseinandersetzungen kann die E-Mail durchaus als Beweis gewürdigt werden. Durch die vollständige und nachweislich manipulationssichere Archivierung aller E-Mails schaffen Sie für Ihr Unternehmen auch in solchen Fällen eine optimale Ausgangsposition.

Steigerung der Produktivität

Bis zu 75% der geschäftskritischen Informationen eines Unternehmens sind in Form von E-Mails gespeichert. Der effiziente Zugriff auf diese Daten für alle Mitarbeiter und zu jeder Zeit ist ein wichtiger Produktivitätsfaktor und Wettbewerbsvorteil. Durch E-Mail-Archivierung können Sie die Ressource "E-Mail" für Ihr Unternehmen optimal und vor allem langfristig nutzbar machen.

E-Mail-Server dauerhaft entlasten

E-Mail-Server wie Microsoft Exchange Server sind in der Regel nicht in der Lage, das stark zunehmende E-Mail-Volumen zuverlässig und wirtschaftlich sinnvoll zu bewältigen. In Folge dessen entstehen hohe Kosten für die Administration und notwendige Erweiterungen der Hard- und Software.

Zur deutlichen Entlastung des E-Mail-Servers kann MailStore Server E-Mails regelbasiert (z.B. alle E-Mails älter als 12 Monate) nach erfolgreicher Archivierung aus den Postfächern löschen. Diese E-Mails stehen den Anwendern weiterhin über eine Microsoft Outlook-Integration, einen Internet-Browser oder über mobile Endgeräte (MailStore verfügt über einen integrierten IMAP-Server) zur Verfügung.


E-Mail-Archivierung mit dem Marktführer Mailstore

Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.